Het kennismakingsgesprek is positief verlopen en de medewerker komt in dienst
Binnen de ALD- projecten moeten we een aantal zaken voor ogen houden.
- In de ideale situatie is de goedkeuring IMW (loon- en begeleidingspremie) in orde vooraleer de kandidaat in dienst komt.
- Zijn we ervan overtuigd dat de aanvraag in orde zal komen, maar kan de projectwerking niet wachten tot de effectieve goedkeuring. Bespreek dan met je teamleider en de dienst HR welke andere mogelijkheden er nog zijn. Opgelet, deze mogelijkheden hangen samen met de financiële middelen van de organisatie en zijn dus geen optie in alle gevallen.
Van zodra het duidelijk is wanneer de medewerker in dienst kan komen, neemt de begeleider telefonisch contact op om een datum in dienst af te spreken en een moment vast te leggen voor de contractondertekening.
- Tijdens dit gesprek worden ook een aantal praktische zaken opnieuw overlopen zoals mobiliteit, flexibiliteit, combinatie gezin/werk. Indien tijdens het gesprek geen nieuwigheden opduiken, geeft de begeleider de datum, het uur en de locatie van de contractondertekening door. Ter bevestiging wordt er een schriftelijke uitnodiging gestuurd naar de medewerker (via mail/ Eeedo).
- De begeleider geeft via het formulier 'aanmelden nieuwe starter' de gegevens van de nieuwe medewerker door aan de dienst personeelsbeleid.
- De dienst PB heeft de goedkeuring IMW nodig om de kandidaat in dienst te zetten, bezorg deze dan ook zo snel mogelijk aan hen!!
- Tot slot vult de begeleider juno verder aan.
Indien er na het telefonisch gesprek twijfel is om de kandidaat al of niet aan te werven, bespreekt de begeleider dit met het team en de teamleider en nemen zij hier samen een beslissing over.
Documenten
Leidraad telefonisch gesprek doorgestuurde sollicitant
Formulier 'Aanmelden nieuwe starter'
Contractondertekening en eerste informatie-overdracht
Tijdens dit moment wordt het contract met de nieuwe medewerker besproken en ondertekend. Aansluitend krijgt de medewerker praktische informatie over de organisatie. De afsprakennota, wettelijke en vervangende feestdagen worden hierbij toegelicht. Indien nodig, kan een mentor extra ondersteuning bieden bij het doornemen van deze documenten.
Aanpak:
- De onthaalmap wordt digitaal overlopen met de nieuwe medewerker.
- Het arbeidsreglement wordt nadien via e-mail verstuurd en is steeds raadpleegbaar via de IN-Z app.
- De afsprakennota en aftekenformulieren worden, indien gewenst, op papier meegegeven. Deze wordt afgedrukt door de begeleider/administratieve.
- De aftekenformulieren worden gebundeld en zoals gebruikelijk bezorgd aan personeelsdienst (pd).
Documenten
Aftekenformulier onthaalmap-samengevoegd
Beleid alcohol, drugs en medicijnen (bijlage arbeidsreglement)
Informatie busabonnement (Informeer bij de dienst Personeelsbeleid)